DX 지원(클라우드 솔루션 등) 물류산업
SharePoint와 InvoiceAgent 슬롯 커뮤니티 관리를 연결하여 생산성 유지 및 전자도서법 준수
미츠이 OSK 라인즈(주)
| 대표 | 이케다 준이치로 이사회 의장 대표이사 사장 겸 집행임원 하시모토 츠요시 |
|---|---|
| 재단 | 1884 |
| 산업 | 해운업 |
| 사업 세부정보 | 건화물, 에너지, 제품운송, 웰빙생활 등 |
| URL | https://wwwmolcojp/ |
미쓰이 OSK 800척 이상의 선박을 보유한 세계 최대 규모의 선단을 운영하는 종합 해운회사 그룹 라인즈는 140년의 역사를 통해 육성해 온 해운사업을 중심으로 다양한 사회 인프라 사업을 전개하고 있습니다 현재 당사는 2035년을 목표로 한 그룹 경영계획 'BLUE ACTION 2035'에 따라 바다와 지구 환경의 소중함을 소중히 여기며 글로벌 사회 인프라 기업으로 도약하기 위해 도전하고 있습니다
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문제/요청
- 규정 준수를 보장하려면 전자 서적법의 스캐너 저장 요구 사항을 충족하는 메커니즘이 필요합니다
- 10,000명의 직원에게 미치는 영향을 최소화하면서 전자도서법을 준수하고 싶습니다
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해결책/해결책
- InvoiceAgent 브리지 서비스는 SharePoint 슬롯 커뮤니티를voiceAgent 슬롯 커뮤니티 관리에 자동으로 저장합니다
- AI와 호환되는 OCR 도입
- 구현 파트너의 협력을 통해 핵심 시스템 SAP S/4HANA 맞춤화
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효과
- 현재 SharePoint를 이용한 슬롯 커뮤니티 관리 운영 방식을 변경하지 않고 전자도서법에 부합하는 운영 구축
- 회사 전체의 저장소 규칙을 통합하여 SharePoint의 검색 성능을 향상하고 운영을 간소화합니다
- SAP S/4HANA 회계 전표를 InvoiceAgent 슬롯 커뮤니티 관리 증거와 연결하여 감사 등의 빠른 대응이 가능합니다
고객 사용후기
10,000명 규모의 생산성 저하 없이 전자도서법에 따른 운영 달성
미츠이 OSK 해운업을 중심으로 사회 인프라 사업을 전개하는 라인즈(이하 미쓰이 OSK라인즈)는 2023년 3월 'MOL그룹 DX 비전'을 제시하고, 액션플랜 'DX Action 10'에 따라 DX 프로모터 교육과 운영 디지털화에 힘쓰고 있다 슬롯 커뮤니티의 발전에 맞춰 이제 DX Action 11로 업데이트되었으며 비즈니스와 문화 측면에서 더욱 변화를 추진하고 있습니다 이번에 전자부기법(이하 전자부기법) 준수를 주목적으로 WingArc의 전자서식 플랫폼 'invoiceAgent Document Management'를 도입하게 되었습니다
그룹의 약 10,000명 직원이 생산성 저하 없이 법에 따라 증거를 저장할 수 있도록 하기 위해 이미 확립된 SharePoint 운영을 변경하지 않고 전자 도서법을 준수하는 시스템을 만들었습니다 회계부 세무회계팀 코디네이터인 사카오 히로키 씨에게 당사를 파트너로 선택한 배경, 도입 효과, 향후 계획에 대해 이야기를 나눴습니다
--프로젝트의 배경을 알려주세요
미스터 Sakao: 슬롯 커뮤니티 회사는 청정에너지와 ICT를 활용한 첨단 기술을 적극적으로 도입하고 있습니다 슬롯 커뮤니티는 이러한 혁신이 안전한 교통과 사회 기반 시설을 통한 부가가치 제공, 해양과 지구 환경의 보전으로 이어져 다양한 사회 문제 해결에 기여할 것이라고 믿습니다 DX를 추진해 성장 속도를 더욱 높이기 위해서는 전자도서법 준수가 시급한 과제였다
전환 기간이 있지만 규정 준수를 보장하기 위해 최대한 빨리 대응하고 싶었습니다 이미 종이 없는 슬롯 커뮤니티에 대한 진전을 이루었고, 종이 슬롯 커뮤니티를 스캐너로 캡쳐해 셰어포인트에 저장할 수 있는 환경을 마련했지만, 이는 전자도서법에 따른 거래 관련 슬롯 커뮤니티(영수증, 송장, 견적서 등) 보관 요건을 충족하지 못했습니다 송장과 같은 슬롯 커뮤니티는 모든 부서에서 처리되며, 현재 운영에 대한 변경 사항은 그룹 내 약 10,000명의 직원에게 영향을 미칩니다
그런 일이 발생하면 생산성이 저하되고 새로운 운영 체제를 구축하고 지원하는 데 다른 문제가 발생하게 됩니다 따라서 슬롯 커뮤니티는 작업장의 부담을 최소화하기 위해 기존 업무를 크게 바꾸지 않고도 법규를 준수할 수 있는 시스템을 구축하는 것을 목표로 삼았습니다
-왜 슬롯 커뮤니티를 파트너로 선택하셨나요?
미스터 사카오: 저희 회사 회계부서는 미쓰이 OSK와 함께 전자도서법 준수 프로젝트를 주도하고 있습니다 정보시스템 부문에 해당하는 그룹사인 시스템즈는 7개 기업의 시스템 통합업체에 프로젝트 실행 방법을 제안해 달라고 요청했다
각 회사마다 다양한 제안이 있었지만 CCT만이 슬롯 커뮤니티의 우선순위에 맞는 제안을 내놓은 유일한 회사였습니다 즉, 현재 운영을 가능한 한 그대로 유지하는 것이었습니다 CCT의 제안은 대부분의 문서 관리 작업을 SharePoint에서 유지하고 이를 InvoiceAgent 문서 관리에 저장하는 것이었습니다 변경된 점은 송장 등의 증빙자료와 해당 회계문서가 세트임을 명확히 하기 위해 회계문서별로 폴더를 생성하고 정리하는 규칙을 적용한 것 뿐이다 PoC(개념 증명)를 통해 타당성을 확인한 후 다음과 같은 메커니즘을 구현했습니다
1 API를 통해 제출/업데이트된 SharePoint 파일을 모니터링되는 폴더에 저장합니다
2 InvoiceAgent Bridge 서비스는 모니터링되는 폴더를 모니터링하고 타임스탬프 추가와 같은 규칙에 따라 InvoiceAgent 슬롯 커뮤니티 관리에 자동으로 파일을 저장합니다
3 CCT의 독자적인 OCR을 이용하여 저장된 파일의 슬롯 커뮤니티번호를 읽어오고 SAP S/4HANA의 슬롯 커뮤니티데이터에 InvoiceAgent 슬롯 커뮤니티관리의 미리보기 URL을 추가합니다 이를 통해 SAPS/4HANA 슬롯 커뮤니티를 클릭하는 것만으로 증거를 참조할 수 있습니다
이렇게 하면 당신의 일상 업무는 크게 변하지 않을 것입니다 회계부서 직원이 감사, 세무조사 등의 경우에만 InvoiceAgent 슬롯 커뮤니티관리를 활용하는 최적의 운영 솔루션을 찾아냈습니다
--도입의 효과에 대해 말씀해주세요
미스터 사카오: CCT는 2023년 6월경에 전자도서법 준수 프로젝트를 실시하기 위한 방법을 제안하고, 8월에 PoC를 실시하고, 12월까지 공사를 완료했습니다 2024년 1월에 운영을 시작해 1년 조금 넘게 계좌가 닫히고 회계전표 건수가 가장 많은 3월을 경험했지만 인보이스에이전트 슬롯 커뮤니티 관리는 문제 없이 작동하고 있습니다 사용자가 1만명 정도이고 매달 2,000~3,000개의 파일이 저장되어 있음에도 불구하고 회계부서는 일주일에 1~2건 정도만 문의를 받아 눈에 띄는 불만 없이 3월까지 문제 없이 지냈다 InvoiceAgent 슬롯 커뮤니티관리의 선택과 운영이 옳았다고 생각합니다 또한 과거에는 SharePoint 저장에 관한 규칙이 전사적으로 표준화되어 있지 않고 사업부별로 다르기 때문에 참조하는 데 시간이 많이 걸리는 경우가 있었습니다 또한, 규정을 검토하고 전파한 결과, 회계부서뿐만 아니라 회사 전체의 효율성이 향상될 수 있어서 기뻤습니다
--"invoiceAgent 슬롯 커뮤니티 관리"를 사용하여 앞으로의 노력에 대해 알려주십시오
미스터 Sakao: 회계부서는 국제회계기준(IFRS)을 시행하는 중인데, 어려운 일을 실수 없이 완수해야 합니다 또한, 회계부서는 인력이 교체되더라도 지속 가능한 조직이어야 합니다 전자도서법 준수뿐만 아니라 정보 공유 및 지식 축적을 위해서도 InvoiceAgent 슬롯 커뮤니티관리 활용을 검토해 볼 예정입니다 또한 MOL 그룹 회사에 InvoiceAgent 슬롯 커뮤니티 관리를 권장하고 배포하는 것을 고려하고 싶습니다
